Value Stream Mapping (VSM) – uma das ferramentas "lean"

O que é 

O “Value Stream Mapping” é um fluxograma especial, que utiliza uma simbologia própria do “lean” para descrever o fluxo do inventário, bem como o fluxo da informação.

Para que serve 

É uma ótima ferramenta para reduzir os desperdícios, maximizando o valor ofertado ao cliente.
Entenda-se valor como, a capacidade de fornecer ao cliente:
  - A melhor qualidade, 
  - No prazo correto, 
  - Com o preço apropriado,

de acordo com os requisitos do cliente.

Podendo ser utilizados em áreas como: 
  - Conceção (Design) 
  - Fabrico (desde o pedido do cliente até à entrega)

Pois os fluxos representados no mapa, podem dizer respeito a: 
  - Materiais, na produção; 
  - Conceções, em processos de conceção e desenvolvimento; 
  - Necessidades de clientes externos, em áreas de serviços; 
  - Necessidades de clientes internos, em áreas de administrativas;

Benefícios 

Muitas vezes processos de melhoria “lean” localizados, não produzem os resultados esperados.

O “Value Stream Mapping” por criar um mapeamento completo do fluxo, permite identificar os estrangulamentos “Bottlenecks”.

Como aplicar 

Deverão ser aplicados 4 princípios básicos, são eles:
  - Identificar o valor do ponto de vista do cliente;
  - Identificar o fluxo de valor para cada família de produtos;
  - Faça o fluxo do produto;
  - Para que possa ser o cliente a puxar (pedir);

Principais etapas:

1 Selecione o patrocinador e defina as expectativas
O patrocinador normalmente seleciona os processos que vai ser mapeados e geralmente será agressivo nos objetivos a atingir.

Patrocinador é alguém que é responsável por:
  - tomar decisões,
  - arbitrar soluções,
  - planear o projeto,

2 Selecionar a equipa
Deverá ser garantido que cada área ou parte interessada do processo está representada, por exemplo: Vendas, Compras, Armazém etc

3 Selecionar o processo a mapear
Como já foi referido atrás, o VSM é adequado para à maioria das empresas e pode ser usado em diversas áreas, nomeadamente: produção logística, etc.

4 Recolher dados e produzir o mapa com o estado atual
Nos dados a serem recolhidos, incluem-se:
  - Tempos de ciclo dos processos;
  - Inventários ou informações;
  - Requisitos do cliente;

Os futuros mapas serão desenvolvidos utilizando as informações recolhidas nesta etapa, pelo que será importante ter uma correta compreensão do negócio.

5 Criticar o estado atual
Ter sentido crítico para desafiar o pensamento atual, incentivar a equipa a fazer sugestões, identificando áreas de desperdício.

6 Projetar o mapa com o futuro estado
Projetar o mapa com o futuro estado, com base no mapa atual e nas críticas e oportunidades de melhoria identificadas.

7 Criar um plano de ação e implementar

Tomando como base o mapa com o futuro estado, considerar um plano de ação que podem ser implementadas para mudar do estado atual para o estado futuro.

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O diagrama CTQ - Critical To Quality, uma das ferramentas do 6Sigma

O diagrama CTQ – Critical To Quality, é um fluxograma de processo que identifica as características de qualidade do ponto de vista do cliente, servindo ainda para identificar problemas.

Tal como o diagrama SIPOC, este é o processo de análise das entradas e saídas para descobrir os caminhos que influenciam o padrão ou qualidade das saídas do processo. Análise CTQ consiste na medição física de: características tais como altura, largura, profundidade e peso, ou outras.

Etapas:

1: Identificar necessidades críticas

Em primeiro lugar é preciso identificar as necessidades críticas que o produto tem que cumprir. Fazer o diagrama CTQ para cada necessidade que se identificar.

Durante este primeiro passo, a pergunta base será:
"O que é crítico para este produto ou serviço?"

É melhor definir essas necessidades em termos gerais; isso vai ajudar a garantir que não nos esqueçamos de nada importante nas próximas etapas.

Caso não se peça diretamente aos clientes as suas necessidades, será aconselhável realizar um “brainstorm” com as pessoas que lidam com clientes diretamente (comerciais, responsáveis de qualidade, etc) para identificar as necessidades.

2: Identificar “Drivers” de Qualidade

Agora será necessário identificar (de forma exaustiva) os “drivers” específicos de qualidade que devem estar implementados para atender as necessidades identificadas na etapa anterior. Estes são os fatores que devem estar presentes para que os clientes assumam que se está a entregar um produto de alta qualidade.

Mais uma vez, falar com as pessoas em contato com o cliente, e perguntar aos clientes quais os fatores que são importantes para eles.

Ferramentas como Análise de Kano (ver O modelo Kano, na base do desenvolvimento de um produto) também serão úteis nesta fase, pois podem ajudar a identificar as características do produto que irão encantar seus clientes.

3: Identificar Requisitos de Desempenho

Finalmente, é preciso identificar os requisitos mínimos de desempenho que terão de ser atingidos em cada fator, a fim de realmente oferecer um produto de qualidade.

Aqui é importante lembrar que existirão muitas variáveis que irão afetar a sua capacidade para entregar os requisitos.

Depois de ter concluído uma árvore CTQ para cada necessidade crítica, você terá uma lista de requisitos mensuráveis que devem ser atendidos para entregar um produto de alta qualidade.

Exemplo:

Benefícios:

A utilização dos diagramas CTQ – Critical To Quality irão ajudar a:
- Transformar requisitos do cliente, pouco claros ou imprecisos em requisitos precisos e mensuráveis;
- Ajudar as equipas sigma num detalhamento das especificações do produto mais amplo e completas;
- Garantir de que todas as características dos requisitos serão cumpridas.

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O diagrama SIPOC, uma das ferramentas do 6Sigma

O diagrama SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers; em português, fornecedores, insumos, processos, saídas, clientes) é uma ferramenta visual para documentar um processo do começo ao fim. Este tipo de diagramas por não conterem muitos detalhes, são por vezes chamados de diagramas de alto nível.

É uma ferramenta que resume as entradas e as saídas de um ou mais processos, em forma de tabela.

Um diagrama SIPOC ao mapear um processo a um nível elevado, normalmente permite identificar potenciais lacunas entre:
- fornecedores e as especificações entradas
- saídas entre especificações e as expectativas dos clientes,
podendo assim encontrar oportunidades de melhoria de processo.

Poderá também ser útil para clarificar:

• Quem fornece insumos para o processo?
• Quais as especificações que são fornecidas aos fornecedores?
• Quem são os verdadeiros clientes do processo?
• Quais são os requisitos dos clientes?

Etapas:

1. Criar uma área que permitirá que a equipe para deixar adições ao diagrama SIPOC. Esta poderá ser um “flip charts” com títulos (SIPOC) escrito em cada folha, ou os cabeçalhos colocados em folhas coladas nas paredes.
2. Começar com o processo. Fazendo o mapeamento do mesmo em 4-5 etapas de alto nível. 
3. Identificar os resultados deste processo. 
4. Identificar os clientes que receberão as saídas deste processo.
5. Identificar os insumos necessários para que o processo funcione corretamente.
6. Identificar os fornecedores dos insumos que são exigidas pelo processo. 
7. Opcional: Identificar os requisitos preliminares dos clientes.
8. Discutir com patrocinador do projeto, Champion e outras partes interessadas envolvidas na verificação.

Exemplo:

Benefícios:

- Permite a todos os membros da equipa verem o processo da mesma forma.
- De forma visual, representará o processo a um nível elevado e define o escopo dos esforços de melhoria.
- É o primeiro passo no pensamento de causa e efeito; contribui para a compreensão de como os fornecedores, insumos, etapas do processo, e saídas afetam ou poderão afetar às necessidades do cliente.
- É o primeiro passo para descobrir falhas, tais como:
     - Entradas que não precisamos, mas que recebemos;
     - Saídas que os clientes não querem, mas que recebem de qualquer maneira;
     - As etapas do processo que são concluídas, mas não acrescentam valor

SIPOC, #SIPOC, 6SIGMA, #6SIGMA