Kaizen – metodologia de melhoria contínua

A metodologia Kaizen, é muitas vezes considerado um dos pilares de todos os métodos de produção “lean”. Kaizen centra-se na eliminação de desperdícios, (ver artigo “7 formas de desperdício na produção”), melhorando a produtividade e alcançar a melhoria contínua de forma sustentada nas atividades e processos de uma organização.

Antes de mais vamos entender o significado da palavra japonesa “kaizen”, que se escreve

Kai <> mudar

Zen <> bom

Ou seja mudar para melhor, melhorar.

Esta filosofia implica que pequenas mudanças incrementais, aplicadas de forma rotineira e sustentada durante um longo período, resultada em melhorias significativas. A estratégia kaizen visa envolver os trabalhadores de múltiplas funções e níveis da organização em trabalhar juntos para resolver um problema ou melhorar um processo. A equipa utiliza técnicas analíticas, tais como mapeamento de fluxo de valor (VSM – Value Stream Mapping) e os "cinco porquês" (5W – Five Whys), para identificar rapidamente as oportunidades de melhoria que visam eliminar os desperdícios de um processo de produção ou área. A equipa trabalha para implementar melhorias escolhidas rapidamente (muitas vezes dentro de um prazo tempo inferior a 72 horas contadas desde o início do evento kaizen), tipicamente com foco em soluções que não envolvem grandes despesas de capital.

Eventos periódicos de acompanhamento visam assegurar que as melhorias obtidas através dos eventos kaizen são mantidas ao longo do tempo. Kaizen pode ser usado como um método analítico para a implementação de vários outros métodos “lean”, incluindo conversões para produção celular e sistemas de produção just-in-time.

As regras base do Kaizen são: 

• Todos desperdícios devem ser eliminados;
• Todos os colaboradores devem se participar no processo de melhoria continua;
• O aumento da produtividade deve ser baseado em ações que não necessitem de um investimento financeiro alto;
• Deve ser aplicado em qualquer local/empresa;
• As melhorias obtidas devem ser divulgadas, como forma de se ter uma comunicação transparente;
• As ações devem ser focadas no local de maior necessidade;
• O Kaizen deve ser direcionado de forma que seu objetivo seja unicamente a melhoria dos processos;
• A priorização na melhoria das pessoas deve ser mais importante.
• O foco do Kaizen é “Aprender na Prática”.

Método de Implementação

Processos de melhoria contínua rápidos requerem que a organização promova uma cultura onde os funcionários são capacitados e incentivados para identificar e resolver problemas. A maioria das organizações que implementam processos de melhoria do tipo kaizen estabeleceram métodos e regras básicas que são bem comunicadas na organização e reforçadas através da formação. As etapas básicas para a implementação de um “evento” kaizen " são descritos a seguir, embora normalmente as organizações adaptem a sequência dessas atividades à sua organização.

Fase 1: Planeamento e Preparação

O primeiro desafio é identificar uma área alvo adequada para um evento kaizen. 

Essas áreas podem incluir:

• Áreas com elevadas cargas de trabalho.
• Um processo administrativo ou área de produção identificadas como “bottlenecks” ou onde ocorram atrasos significativos.
• Áreas onde tudo é uma "bagunça" e/ou a qualidade ou o desempenho não atendem as expectativas dos clientes.
• Áreas que têm de mercado significativo ou impacto financeiro (ou seja, o mais "valor acrescentado" atividades).

Uma vez que um processo adequado de produção, processo administrativo, ou a área em uma fábrica for selecionado, um problema mais específico "a eliminação de resíduos" dentro dessa área é escolhido para o foco do evento kaizen (ou seja, o problema específico que precisa de ser melhorado, como o redução do “leadtime”, melhoria da qualidade, melhoria de rendimento ou de produção). Uma vez que a área do problema é escolhida, normalmente os responsáveis montam uma equipa interfuncional de funcionários.

Todos os membros da equipa devem estar familiarizados com o processo kaizen da organização ou receber formação sobre ele antes do "evento". Os eventos Kaizen são organizados geralmente para durar entre um dia e sete dias, dependendo da escala do processo alvo e problema. Os membros da equipa deverão ser dispensados da maioria das suas responsabilidades operacionais durante este período, de modo que possam estar concentrados no evento kaizen.

Fase 2: Implementação

A equipa trabalha primeiro a desenvolver uma compreensão clara do "estado atual" do processo, para que todos os membros da equipa tenham uma compreensão similar do problema identificado e trabalhado para resolver. Duas técnicas são normalmente usadas ​​para definir o estado atual e identificar os desperdícios:

• 5 Whys - Cinco Porquês, ver artigo "5 Whys - método de análise de problemas"
• VSM (Value Stream Mapping) - Mapeamento do Fluxo de Valor, ver artigo "Value Stream Mapping(VSM) - uma das ferramentas "lean""

Durante o evento kaizen, é tipicamente necessário para recolher informações sobre o processo alvo, nomeadamente:

• Medições da qualidade geral do produto;
• Níveis e fontes de rejeições; um fluxo de produto;
• Distância total percorrida produto (ver artigo "SpaghettiChart - para otimizar o layout");
• Área total ocupada pelos equipamentos necessários;
• Número e frequência das trocas de produção (setups);
• fonte de gargalos;
• quantidade de trabalho em andamento;
• quantidade de pessoal para tarefas específicas.

Os membros da equipa são atribuídos papéis específicos de investigação e análise. À medida que mais informação é recolhida, os membros da equipa adicionam os detalhes ao VSM do processo e iniciam o estudo dos tempos operações relevantes (por exemplo, tempo de ciclo, lead-time).

Quando os dados estiverem recolhidos, são analisados e avaliados para encontrar potenciais áreas de melhoria. Os membros da equipa identificam e registam todos os desperdícios observados, perguntando qual é o objetivo do processo e se cada etapa ou elemento agrega valor no sentido de cumprir esse objetivo. A equipa começa então a debater opções de melhoria. Ideias são frequentemente testadas no chão de fábrica ou em processo de "mock-ups". Ideias consideradas mais promissoras são selecionadas e implementadas. Para realizar plenamente os benefícios do evento kaizen, membros da equipe devem observar e registrar os novos tempos de ciclo, e calcular a economia global a partir dos desperdícios eliminados.

Fase 3: Acompanhamento

Uma parte fundamental de um evento kaizen é a atividade de acompanhamento que visa garantir que as melhorias são sustentáveis e mantidas, e não apenas temporárias. Após o evento kaizen, os membros da equipa rotineiramente acompanham as métricas de desempenho para documentar os ganhos de melhoria. Métricas frequentemente incluem: leadtime e tempos de ciclo, as taxas de defeitos processo, etc. Eventos de acompanhamento são, por vezes, programada para 30 e 90 dias após o evento inicial kaizen para avaliar o desempenho e identificar modificações de acompanhamento que possam ser necessárias para sustentar as melhorias. Como parte deste acompanhamento, é solicitado ao pessoal envolvido no processo alvo que forneçam comentários e sugestões.