O ciclo PDCA aplicado à orçamentação

Tal como os restantes processos dentro de uma empresa, também no processo de “orçamentação”, ou também chamado “custeio”, onde é feita uma estimativa do custo de algum produto ou serviço vendável, deverá ser implementada uma metodologia de melhoria contínua para reduzir os desvios associados a este processo.

Quando se orçamenta um novo negócio estamos a definir os resultados futuros da empresa, ou seja o futuro da mesma.

Vamos então ver como relacionamos a orçamentação com o ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act).

Plan (orçamentar)

Esta á a 1ª fase, para a qual precisamos de recorrer a diversos dados oriundos das mais variadas fontes, nomeadamente:

Dados	Fonte
Custo das matérias-primas e componentes	Fornecedores
Custo da eletricidade	Fornecedores
Custo dos equipamentos	Fornecedores
Custo da mão-de-obra	Contabilidade / RH
Custos gerais	Contabilidade
Prazos de entrega	Fornecedores
Outros	Diversas

Com estes dados e com a definição do produto e processo que queremos orçamentar, conseguimos obter o nosso orçamento, que não é mais do que uma estimativa do custo de fabrico.

Do (produzir) 

Quando o cliente faz a encomenda do produto, passamos à 2ª fase, onde vamos ter de produzir de acordo com a definição de produto e processo que foi elaborada na 1ª fase.  

Check (controlar)

Chegamos então à 3ª fase, onde vamos verificar os seguintes itens:

- O produto e processo foram realizados de acordo com o definido na fase de orçamentação?  
- As matérias-primas e componentes custaram o que tínhamos previsto na orçamentação? 
- A qualidade obtida foi de encontro às expectativas do cliente? 
- O prazo de entrega foi cumprido?

Act (reajustar)

Esta é a fase normalmente esquecida.

Encontrando desvios em qualquer um dos controlos efetuados na fase anterior, deverá a organização identificar quais as causas raiz para esses desvios e reajustar os dados de entrada da fase 1 (orçamentação) para que os mesmos desvios não se voltem a verificar.

Em termos de qualidade, este fechar do ciclo é normalmente chamado de “feedback para a origem”.

Nota para reflexão

Tal como vimos no “post” Como reduzir os gastos na Indústria Transformadora em Portugal, na indústria portuguesa, em média a distribuição dos gastos é repartida por:

- 61,5% com os custos das mercadoria vendidas e das matérias consumidas;

- 17% com os custos dos fornecimentos dos serviços externos;

- 12,7% com os custos com o pessoal;

Resumindo, quase 80% dos custos estão associados bens/serviços comprados a fornecedores.

Isto leva-nos a concluir que o processo associado ao fluxo de informações entre as compras e a orçamentação deve estar bem documentado e sob controlo apertado, por forma a garantir que quem orçamenta têm sempre os valores mais corretos e atualizados possível.

Tendo especial atenção a:

- Prazos de validade dos orçamentos;

- Preços associados a volumes de compra;

Desta forma a organização estará a reduzir significativamente os riscos do negócio.